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知識はカップより、マグでゆっくり頂きます。 takuya_1stのブログ

習慣に早くから配慮した者は、 おそらく人生の実りも大きい。

整理Hacks 1分でスッキリする整理のコツと習慣

整理Hacks isbn:9784492043370 を読みました。

デジタル化の必要性を毎日感じるのですがナカナカ実行に踏み切れずにいます。こんかいScanSnapの使い方や、なぜScanSnapを使うのかが分かってスッキリしました。

ScanSnapは他のスキャナと違って次の特徴があることを学びました

整理Hacksが紹介する。ScanSnapの特徴

  • 場所を取らないコンパクトサイズであること
  • A4を50枚まで一気に両面読み取れること
  • 読み取ったデータは自動的にPDF化されること

研究室にScanSnapがあり、そこで早速ScanSnapを使ってみました。

使ってみて感動した、ScanSnapの特徴

  • PDFは検索可能になること
  • OCR認識は、PC空き時間に文字認識されるので、連続スキャニング出来ること。
  • PDFは、いつでもJPEG保存できること。


これまでScanSnapを普通のスキャナだと思っていました。ScanSnapの良さはリコーの複合機並みのドキュメントスキャニングが5万円で入手可能でしかも、場所を取らないことが魅力ですね。A4スキャニング特化した素晴らしさに感動しました。A4の書類スキャンに特化しているので同期や管理など、足りない機能あります。これはRubyPythonプログラムで追加できそう。

ノートのデジタル化

整理Hacksの残念なところは、100円ノートをスキャニングしてない点。100円ノートはとても便利です。ノートにまとめてメモを取れば、情報が一箇所に時系列に並ぶ点は間違いない。そのノートをスキャニングすればもっと価値は高まるとおも今しいた。この本はipad登場以前に書かれているため、ノートをスキャニングしてipadに放り込むという整理ハックは登場してない。整理Hacksの改訂版や続編が出るなら、ipadを活用して更に整理Hacks2に役立てて欲しい。


個人的なことですが、この本を読みScanSnapの良さを知ったので、100円ノートはやめ、ルーズルーフ+スキャニングにしました。本の内容や勉強する内容をテキストエディタで書き留めていたのですが、図を書いたり線を引いたりするが不便で鉛筆とノートから離れられません。そこでScanSnapを使って勉強した結果のノートスキャンして保存することにしました。ノートをデジタル化することで『ワンポケットの原則』を守ることが出来る。これからはもっと快適に勉強できるようになると思います。


と言うわけでノートをデジタル化してみました。

GoogleTasks/Gmailの連携

GoogleTasks/Gmailの連携が出来ることを知りませんでした。スレッドを選んで<Shift+t>を押すことでメールがタスクに入り、関連付けられました。これは便利です。Tasksが一気に使いやすくなりそう。メールがタスクになるので、一ポケットの原則を忠実に守れそう。

自分のしたいことに集中するハック

「私は新規開発がしたい」と言っておくことで、周りがちゃんとそのことにあった仕事を振ってくれるし、その手の話が入ってくる。これをちゃんと使えば、したくない仕事は自然と遠のくことになる。なるほどと思いました。


ブラウザはOperaでいいや


整理HacksでSugarSyncやFirefoxをお勧めしていますが、私は一歩進んで、OperaMercurialを使っています。


ブラウザはFirefoxでなく、Opera統一をしています。Operaですとアドオンは最初から全部入っているので手間がありません。Firefoxは新規インストール時にアドオン環境構築の手間があります。Operaですとインストールだけで全機能が手に入り、すぐに作業に移れます。Operaの設定は全てテキストファイルなのでバックアップも楽です。環境の立ち上がりの早さとブラウザの速度を考えるとOperaに敵うモノはないでしょう。またFirefoxのアドオン更新で邪魔されるのは嫌ですから。アドオンが最新版に対応してなくて作業が止まることも避けられます。


Mercurialを使えば同期と差分表示がとても楽になります。そして同期のための差分転送もとても楽です。SugarSyncやDropBoxは通信速度の問題があるので欲しいとき、同期待ちにいらっとします。新規に数GBを一気に同期すれば同期待ちは当たり前です。私は、HG/MercurialとHGWEBを自宅に持つことにします。


整理Hacksに書かれていることと、自分の整理の違いを知ることができて良かった。選択したツールが違っていた(OperaMercurial)が、背景にある発想は同じものもある。私がやっている整理法は無かった発想が沢山紹介されているので、自分で整理法を試し、その背景にある整理術の発想を学ぶことが出来れば、また自分なりの整理術が進化していくんだろうと思う。

まずはまねてみて、整理術の背景にある整理発想を見抜いてみたいと思った。


整理Hacks 1分でスッキリする整理のコツと習慣 -

  • 書類ハック
    1. プリントアウトは容赦なく捨てる。
    2. 打ち合わせ資料はメールで共有、補完する。
    3. ファイル名は「プロジェクト名+書類名+作成日」にする
    4. ドキュメントスキャナーでデジタルデータに変換する。
    5. 書類をスキャンしてデジタル書棚を作る
    6. SugarSyncで「ドコでもオフィス」を実現する
    7. 紙の書類まで持ち運ぶ究極の「ドコでもオフィス」を実現する。
    8. リファレンスファイルを充実させ、いつでも最高のパフォーマンスを発揮する。
    9. ファイルはとりあえずMagic Briefcaseに放り込む
    10. 外出先、コンビニで必要書類をプリントアウトする、
    11. パソコンの電源は落とさず、常にスタンバイしておく
    12. GoogleDocuments、Picasを使って他人とファイルを共有する、
    13. Eye−Fiを使って写真のデータのアップロードを自動化する。
    14. 重要なWEB画面はキャプチャを取る。
    15. SDカードを使い分けて効率駅にデータの受け渡しをする。
    16. 紙の書類はクリアフォルダで時系列に管理する
    17. 100円ノート1冊に情報集約する
    18. データ集約とアクセス分散
  • 環境ハック
    1. 小物を透明ポーチに入れて整理する
    2. 出張セットを用意して急な出張に備える
    3. 充電は全てUSBケーブル経由で行なう。
    4. ワンツールマルチユースを実現する。
    5. ノートPCのACアダプタを三つ用意する
    6. 自宅とオフィスで同じキーボードを使う
    7. Firefoxのアドオンでブラウザを自分仕様にする。
    8. Xmarksで環境を瞬時にコピーする
    9. 机の右側をクリエイティブスペースにする。
    10. ティッシュとペン立てを固定して秩序を保つ
    11. 仕切りをつけて袖机の空間を無駄なく使う
    12. IMEバーは中央に置く
    13. デュアルディスプレイで作業効率を広げる。
    14. 机の上とデスクトップはキレイにして買える
    15. 環境の統一と洗練。
  • 情報ハック
    1. 本を捨てて情報吸収力を上げる。
    2. 書評ブログを書いてデータベースを作る
    3. オリジナル注釈をつけて本をっじょうほうでー多ベースに変える。
    4. 雑誌の記事データベースを作成する
    5. 新聞は数字とキーワードをだけをメモする。
    6. Technorati、はてぶで上司の知らない最新情報を得る。
    7. RSSリーダーで情報収集を仕組み化する。
    8. 図番の縮小コピーで自分辞書を作る
    9. 目次をノートに貼って書籍データベースを作る。
    10. デジタルメモはケータイメールやEverNoteにクリップする
    11. Twitterライフログを取る。
    12. 位置情報を付加して情報収集・整理スル
    13. テレビ番組は1.5倍速で見る
    14. 議事録ドリブン会議を導入して会議を効率化する。
    15. 報告書はピラミッド原則で書く
    16. 時間軸管理と空間軸管理。
  • 生活ハック
    1. 通販を利用して生活をシンプルにする
    2. 悩まず同じモノを購入する
    3. 一回分を買いだめして心配の種をなくす
    4. コンビニ受け取りで気兼ねなく買い物をする*
    5. 書籍を会社で受け取って評判を上げる
    6. 二次会に参加しなくて済むテクニック*
    7. 服を時系列に整理して朝の迷いをなくす
    8. 食事パターンを作って栄養管理をする
    9. 掃除でリフレッシュし、集中力を高める。
    10. 自宅と会社以外の第三の場所を作る
    11. ルーチンとサプライズ
  • 思考ハック
    1. 「わからない」まま頭にインプットし無意識のうちに整理する
    2. 寝る前にインプットとして寝ている間に仕事する
    3. 創造性を高めるためのTODOリストの作り方
    4. 歩いて考え方をまとめる
    5. アロマなどの癒しグッズで思考モード変える。
    6. ペンを変えて思考のギヤチェンジをする*
    7. 図解して指向を整理するコツ
    8. スペースを使い発想を強制的に広げる
    9. マインドマップを使って情報のネットワークを作る
    10. 類語で発想を広げる
    11. 名前をつけレイヤーを上げて整理する
    12. 情報の分割と統合
  • 人脈ハック
    1. 一年経ったら名刺を捨てる
    2. 名刺にはすぐ、貰った日付を入れる
    3. 名刺はすぐにスキャンして閲覧できるようにする。
    4. 名刺読み取りソフトで名刺検索システムを作る
    5. 会った人へのパーソナル広報誌を送る
    6. ふとしたタイミングに手書きの手紙を送る
    7. 著名人と知り合うためにセミナーを開く
    8. Spyseeで他人の人脈を把握する
    9. 個人のオリジナル名刺を作る
    10. やりたいことを宣言してやりたくないことを回避する
    11. イベントにテーマを持たせてニュースを作る
    12. 人に紹介する仲介者になる。
    13. リンクとショートカット
    14. POKENでデジタル名刺を交換する
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